| Přínosy informačních systémů pro řízení podniku Rozšíření činnosti společnosti, ale třeba i zlepšení péče o zákazníka vyžadují při zachování vysokého standardu poskytovaných služeb zavedení systému, který bude všem zaměstnancům sloužit za zdroj informací. Současně tento systém musí být stále „živý„. Komplexním řešením může být nákup specializovaného softwaru – informačního systému (IS).
V současné době, kdy je na trhu ustálená nabídka informačních systémů pro řízení podniku, může být dosti obtížné vybrat ten správný, resp. zvolit ta správná kritéria jeho výběru. Výběr se tak stává stále náročnějším procesem, přičemž rozhodují odlišnosti a „speciality„ jednotlivých produktů, protože základní funkce těchto systémů jsou dnes již velmi podobné.
Jaké přínosy poskytuje i jaké možnosti a základní vlastnosti má mít IS, jsme se zeptali ředitele společnosti Q.gir – informační technologie, s. r. o., Jana Mošovského. Které vlastnosti informačních systémů podle vás nejvíce oslovují potenciální zákazníky? J. M.: Samozřejmě, že není možné poskytnout taxativní výčet všech bodů, které mohou mít vliv na výběr systému. Poptávkové protokoly jsou velmi často rozsáhlé dokumenty a obsahují celou řadu specifických požadavků. Mezi ta nejvýznamnější kritéria hodnocení systémů bych ale zařadil následující: Patří sem schopnost poskytovat ucelené informace o stavu podniku – některé systémy umí podat informace o ekonomické situaci bez potřeby účtovat, tedy na základě evidence požadavků zákazníků, objednávek, dodávek a prodejů. Dále bych sem zařadil vysokou míru otevřenosti, komplexnost systému nebo možnost výběru ve způsobu jeho provozování, tj. buď vlastnictví nebo provozování formou outsourcingu. Zásadní vliv může mít také podpora softwaru třetích stran.  Mgr. Jan Mošovský, ředitel společnosti Q.gir – informační technologie, s. r. o. Otevřeností máme rozumět možnost upravovat systém podle představ zákazníka? J. M.: Přesně tak. Naše zkušenost říká, že je zákazníky v podstatě možné rozdělit na dvě skupiny. Do první patří společnosti, které upřednostňují systémy s pevně danou strukturou, kde neexistuje příliš velká možnost individuálních úprav. V takovém případě se zákazník plně přizpůsobuje informačnímu systému. Druhá, větší skupina jsou společnosti, které požadují určitý – poměrně vysoký – stupeň volnosti při úpravách informačního systému. V tomto případě nelze jednoznačně určit, kdo se komu přizpůsobuje. Jedná se o kompromis, kdy se zákazník částečně přizpůsobuje pořizovanému IS a IS se zároveň musí přizpůsobit požadavkům, struktuře firmy, firemnímu stylu a zvykům zákazníka. V takových systémech je na základě vznesených požadavků možné provést v podstatě jakékoliv úpravy, nebo je možné zvolit cestu standardizovaného produktu, protože otevřenost systému neznamená nutnost individualizace. Zmínil jste možnost provozování informačního systému formou outsourcingu, tedy jeho pronájmu. Co tato forma provozování firmám přináší? J. M.: Obecně outsourcing přináší uživatelům mnoho výhod, které spadají jak do oblasti finanční a personální, tak i do dalších oblastí. Pokud bych měl přiblížit např. finanční výhody, patří sem nulové investice – poplatky za outsourcing jsou nákladem, nebo možnost přehlednějšího finančního plánování – protože poplatky jsou pevně stanoveny. V neposlední řadě sem patří snížení mzdových nákladů, protože firma využívá služby týmu specialistů poskytovatele a nemusí přijímat a zaměstnávat vlastní odborníky. Další přínosy závisejí na jednotlivých poskytovatelích outsourcingu a na tom, co konkrétně poskytují svým zákazníkům v rámci řešení. Například u Informačního systému K2, který nabízí naše společnost, nejde o pronájem pouhého systému, ale komplexního řešení IS a informační techniky (IT). V současné době jsme schopni poskytnout formou outsourcingu veškeré služby, které s provozem IS souvisejí. Zákazník získá nejenom samotný informační systém, ale i veškerý hardware, datové linky a např. také produkty společnosti Microsoft. Všechny služby jsou navíc zajištěny dohodou SLA (Service Level Agreement); to znamená, že poskytovatel se pod značnými sankcemi zavazuje dodržet jejich smluvně garantovanou úroveň. V poslední době lze vypozorovat tendenci vytvářet či přizpůsobovat systémy také pro malé společnosti. Přestává tak být využívání komplexních informačních systémů výsadou jen velkých firem? J. M.: Segment menších společností skutečně nebyl výrobci komplexních systémů považován za prioritní. Tato část trhu tak byla obsazena firmami, které nabízely jednoduché programy pro účetnictví apod. Pro malé podniky to často znamenalo používání několika různých systémů, které spolu často ani nekomunikovaly. V současné době však na trhu existují různá řešení, která nabízejí firmám možnost využít klasické komplexní systémy v přednastavených verzích za výhodných finančních podmínek. V některých případech, u našeho systému se to týká K2 Express, je možný také plynulý přechod na standardní verze systému, který tak vlastně roste spolu s firmou, a managementu odpadají starosti s nákupem nového nebo se zásadní modernizací (upgrade) dosavadního softwaru. Společnosti, které se rozhodují o pořízení informačního systému, určitě zajímá, kde je již daný informační systém zaveden a jak funguje. Kde mají tyto informace získat? J. M.: Reference často pomáhají ve výběrových řízeních, kde se potenciální zákazník má možnost přesvědčit, jak funguje informační systém v reálných podmínkách a zeptat se současných uživatelů na zkušenosti. Tento přístup svým potenciálním zákazníkům nabízíme a doporučujeme i my. V případě našeho IS K2 lze v oboru strojírenství doporučit např. společnosti Stasis – ZBA, a. s., Energetické strojírny Brno, a. s., nebo Linde Pohony s. r. o. Jak dlouho trvá implementace informačního systému? J. M.: Doba zavedení se liší v závislosti na velikosti firmy i na počtu použitých modulů. Například u jednoho z našich zákazníků, který má 90 zaměstnanců a komunikuje s 300 obchodními partnery, trvalo zavedení systému tři měsíce od podepsání smlouvy. Ještě před tím ovšem standardně provádíme celkovou analýzu pro přesnou specifikaci funkčnosti a rozsahu systému a jeho implementace. S moderními technologiemi často souvisí strach a neochota starších lidí s učením se novým dovednostem. Platí to i v případě informačních systémů? J. M: Ano, ovšem kritické období v případě informačních systémů obecně trvá asi jeden měsíc. Po této době se uživatelé přenesou přes určité komplikace, mezi které patří nedůvěra zaměstnanců v nový systém i zmiňované obavy z jeho používání. Zhruba po čtyřech týdnech se tak začínají plně využívat i všechny vlastnosti nového systému. | 
