Facility management

Facility management

Ing. Ondřej Štrup,
Skanska Facilities Management CZ, s. r. o.

Správci objektů a provozovatelé technických zařízení v budovách se stále častěji setkávají s termínem facility management (FM). Často jsou i titulováni novým profesním označením facility manager. O co vlastně běží, co je facility management a kdo si skutečně zaslouží označení facility manager?

Historie a náplň pojmu

Jmenovitě se obor (profese) FM institucionalizoval v roce 1980, kdy byla v USA oficiálně ustanovena profesní asociace IFMA (International Facility Management Association), která hájí zájmy odborníků činných v oboru FM a napomáhá jim při sdílení nových poznatků uvnitř oboru i navenek.

Facility management je obor, jehož náplní je komplexní plánování a správa veškerých podpůrných činností ve firmách všeho druhu. V literatuře je často prezentován jako průnik tří oblastí označovaný zkratkou 3P (Pracovníci – Procesy – Pracoviště). První dvě entity jsou typické pro jakékoliv „managementy„, třetí oblast – pracoviště – je však specifická právě pro FM.

V praxi to znamená, že facility manager je zodpovědný za optimální provoz budovy, její technická zařízení a jejich funkceschopnost a dále za veškeré činnosti probíhající uvnitř i vně budovy, které jsou „nutnou, ale nepříjemnou„ činností pro uživatele či majitele objektu.

Struktura FM

Facility management se často dále dělí na specifické oblasti ve světě známé jako Property Management, Assets Management, Administration Management apod. U nás se začíná vžívat členění na tzv. hard služby, soft služby a administrativní služby. Již z uvedených názvů je patrné, že základním atributem většiny činností v oblasti FM je služba (servis).

V dané souvislosti si připomeňme, že naše společnost je přitom stále výrazně orientována na produkty a bolestný přechod k servisně orientované společnosti nás teprve čeká (jako příklad si uveďme klasickou situaci, kdy většina z nás, chce-li převézt skříň, pátrá ve svém okolí nejdříve po nákladním automobilu, a teprve když neuspěje, začíná se shánět po stěhovací společnosti). Klasický syndrom české společnosti „Ferda Mravenec, práce všeho druhu„ je bohužel v oblasti FM spíše brzdou. Šikovné české ručičky by měly být užívány pouze tam, kde jsou nejefektivněji využity, a pro ostatní oblasti by si tytéž „ručičky„ měly najmout jiného, efektivnějšího specialistu.

Nicméně vraťme se zpět ke skutečnému FM a k jeho vnitřnímu členění služby na kategorie hard, soft a administrativní. V detailnějším pohledu jde v jednotlivých kategoriích o:

• hard služby (zajišťované jako tzv. hard servisy) zajišťují činnosti, které se klientů dotýkají jaksi nepřímo: patří sem celá skupina technických zařízení budov a péče o ně, servis výrobních technologií či stavební údržba a opravy (do této kategorie tudíž spadá i většina činností, které čtenáři tohoto časopisu jako specialisté v oboru automatizace provozují v praxi),

• soft služby (zajišťované jako soft servisy) jsou ty, které se přímo dotýkají potřeb klientů (úklid, ostraha, recepce, stravování, doprava, kopírovací služby, informatická podpora, poštovní a kurýrní obsluha, pořádání společenských akcí atd.),

• administrativní služby, mezi které spadají účetnictví, problematika daní a odvodů, právní servis, finanční servis, nájemní agenda či správa využití prostor (tzv. space management).

Vyjmenovat obecně všechny činnosti, které patří do FM, je nesnadné až nemožné. Záleží vždy na vedení firmy, aby definovalo, které činnosti spadají do předmětu jejího hlavního zájmu (tzv. core business), a ostatní procesy pak zákonitě přebírá pod svou správu facility manager. Například pro společnost Telecom je proto oblast telekomunikací základním podnikáním, avšak pro většinu ostatních firem jsou tyto služby klasickou podpůrnou činností.

Očekávání a skutečnost

Očekávání či požadavky vedoucích pracovníků firem na FM často jsou značně odlišné od skutečně dosažitelných cílů. Většinou se lze setkat s představou, že FM přinese výrazné provozní úspory, čím větší, tím lépe. Je pravda, že zavedení FM přinese marginálně až 30% úsporu provozních nákladů, avšak nesmí se zapomínat na pomyslnou druhou misku vah. Cílem FM v širším kontextu je příjemné a „přínosné“ prostředí pro každého jednotlivého pracovníka. Toto značí na jednu stranu fyzicky příjemné prostředí (základní „parketa„ pro funkce technického vybavení budov a jejich automatizované řízení), na druhé straně se však jedná i o pracovně provozní podporu pracovníka (zabezpečení výpočetní a komunikační technikou, kopírovací služby, dopravní dostupnost, catering, telekomunikace či adekvátní odpočinkové prostory). Odstrašujícím příkladem mohou být obrovské halové kanceláře, kde na jednoho pracovníka připadá 6 m2 podlahové plochy včetně chodeb a sociálních zařízení a kde jsou na jednom místě soustředěny veškeré kopírky (bez příslušného prostorového zázemí). Opakem však jsou u nás běžné „jednomužné“ kanceláře, kde za sebou každý pracovník zaklapne dveře, a pokud potřebuje spolupracovat s kolegy, pobíhá od jedněch dveří ke druhým. Proto je třeba kvalitně provést studii, ve které se stanoví pracovní týmy sdílející jeden společný prostor jako základ pro následné přirozené sblížení kolektivu podporující jeho přechod ke skutečně týmové činnosti. Takto navržené prostory se i snáze vybavují technickými prostředky a náklady „na hlavu„ jsou na rozumné ekonomické úrovni.

Facility manager a jeho role

Oblast FM ve firmách řídí odborníci ve světě označovaní jako facility manager. Jde o řídící pracovníky, kteří mají ve svých týmech technické odborníky zajišťující chod objektu (tzv. senior engineers). V současnosti je běžné, že na postu s názvem facility manager je většinou technik. Bylo by výborné, kdyby tito technici byli současně schopnými vedoucími, pravda je však bohužel často opačná. Technici mnohdy tíhnou k operativnímu řízení, facility manager však musí především plánovat, kalkulovat a ekonomicky zvažovat každé strategické, taktické či operativní řešení. Jeho základní pracovní náplní je strategické plánování, rozpracovávání přijaté strategie do střednědobých taktických plánů a její zajišťování systémem plánované údržby a oprav. Základem FM jsou pravidelná údržba a pravidelné služby (v anglické literatuře označované PPM), tj. údržba a opravy techniky, úklid, ostraha, činnost recepce atd. Druhou skupinou, méně početnou, jsou tzv. vyžádané služby (v anglické literatuře RM). Zvláštní skupinou jsou služby při haváriích, které lze výrazně omezit právě kvalitně prováděnou pravidelnou údržbou.

Místo FM je již na začátku projektu

Na závěr článku se zmíním o jedné podstatné specifice FM, zatím často přehlížené.

Mnozí žijí v přesvědčení, že facility manager začíná svou práci až po kolaudaci objektu. Tato vžitá představa mnohdy způsobuje obrovské provozní ztráty. Výzkumy uskutečněné v zahraničí ukazují, že investiční náklady na pořízení objektu se přibližně rovnají provozním nákladům vynaloženým za deset až dvanáct let jeho používání. Při předpokladu, že objekt bude využíván po dobu asi 60 let, je poměr nákladů na pořízení objektu k nákladům provozním 1 : 5. Přesto se skoro vůbec neřeší provozní aspekt budovaného díla, ale je vyvíjen enormní tlak na co nejmenší pořizovací cenu. V praxi se pak „ušetřené“ prostředky, často i v několikanásobcích, v budoucnu vynaloží v podobě zvýšených provozních nákladů. Pouze důsledné komplexní vyhodnocení tzv. nákladů po dobu technického života (Life Cycle Costs – LCC) zohlední u každé jednotlivé verze návrhu objektu náklady jak pořizovací, tak na jeho provoz i likvidaci. Vyhodnocení LCC by nemělo chybět ani u žádné dražší komponenty objektu (kterými jsou hlavně předměty představující jeho technické vybavení). Je proto důležité, aby facility manager byl přizván do projektového týmu již v nejranější etapě projektu. Jeho posudek nemohou suplovat ani architekt, ani technolog. Vřele přitom doporučuji dávat přednost spolupráci před konfrontací. Architekt je bezesporu ideovým autorem, technolog a stavař jsou technickými autory objektu, ale pouze facility manager z titulu své profese může a musí podrobně znát provozní potřeby uživatele a na rozdíl od architekta se dokáže soustředit i na specifické provozní detaily. Jako příklad lze uvést návrh výtahu: Architekt či stavař mají jasné technické a estetické požadavky, ale facility manager si musí propočítat rovnováhu mezi náklady na pořízení např. rychlejšího výtahu a ztrátami v důsledku neúměrně dlouhého čekání na přepravu (s ohledem na výšku budovy a dislokaci vedoucích a řadových pracovníků po budově).

Automatizace, řízení technických zařízení a sledování a řízení procesů se v současné době stávají jedněmi z pilířů rozvíjejícího se oboru FM. Spolu s výpočetní a komunikační technikou tvoří informační prostor (cyber space), který má stále větší vliv na pracovní prostředí každého z nás. Facility manager nemůže být odborníkem v této oblasti, ale spolu s technickými specialisty ve svém týmu dokáže, při vynaložení minimálních prostředků, postupně změnit pracoviště tak, aby bylo příjemným a bezpečným prostředím podporujícím každodenní tvořivou činnost těch, kteří na ně docházejí.

(převzato z časopisu Automa č. 11/2003)